Conditions générales d'utilisation

Version 2026-09, en vigueur au 26 septembre 2026.

Article 1 · Objet

Les présentes conditions générales d'utilisation (« CGU ») encadrent l'accès et l'utilisation de la plateforme Vylia (la « Plateforme »), service en ligne de formation et de gestion pédagogique mis à la disposition des organismes de formation, de leurs équipes, de leurs apprenants et de leurs entreprises clientes.

Elles complètent, sans les remplacer :

• le contrat conclu entre Vylia et chaque organisme de formation (conditions d'abonnement et accord de sous-traitance des données, voir l'article 14) ;
• les conditions générales de vente, le règlement intérieur et la convention ou le contrat de formation propres à chaque organisme de formation, qui régissent la formation elle-même.

Article 2 · Définitions

• Organisme de formation (« OF ») : prestataire d'actions concourant au développement des compétences qui utilise la Plateforme pour organiser et suivre ses formations.
• Responsable OF : personne habilitée par l'OF à administrer son espace (inscriptions, documents, paramètres, qualité).
• Formateur : intervenant désigné par l'OF (salarié, indépendant ou sous-traitant).
• Apprenant : personne inscrite par l'OF à une ou plusieurs formations.
• Entreprise cliente : employeur ou commanditaire de la formation, représenté par un ou plusieurs contacts invités par l'OF.
• Utilisateur : toute personne disposant d'un compte, quel que soit son rôle.
• Traces : enregistrements électroniques produits par la Plateforme (connexions, temps d'activité, progression, résultats, émargements, signatures, messages, journal d'audit).

Article 3 · Acceptation et évolution des CGU

L'utilisation de la Plateforme suppose l'acceptation expresse des CGU. Cette acceptation est recueillie lors de l'activation du compte, puis à chaque nouvelle version ; elle est horodatée et conservée à titre de preuve.

Vylia peut faire évoluer les CGU, notamment pour tenir compte d'évolutions légales, réglementaires (Code du travail, référentiel national qualité) ou techniques. Toute modification substantielle est signalée à l'Utilisateur, qui doit l'accepter pour continuer à utiliser la Plateforme. À défaut, il peut cesser d'utiliser le service et demander la clôture de son compte à son organisme de formation.

Article 4 · Accès à la Plateforme et comptes

4.1 Création des comptes. Il n'existe pas d'inscription libre : les comptes sont créés par l'OF (apprenants, formateurs, contacts d'entreprise) ou par Vylia (responsables OF). L'Utilisateur active son compte au moyen d'un lien personnel et choisit son mot de passe.

4.2 Caractère personnel. Le compte est strictement personnel et ne peut être partagé. L'Utilisateur garde ses identifiants confidentiels, choisit un mot de passe robuste et informe sans délai son OF de toute utilisation qu'il soupçonne frauduleuse. La double authentification est disponible pour tous et peut être rendue obligatoire par l'OF pour son équipe.

4.3 Exactitude des informations. L'Utilisateur fournit des informations exactes et à jour. Après validation du compte par l'OF, les informations d'identité de l'apprenant ne sont modifiables que par une demande motivée, justificatif à l'appui, examinée par l'OF.

4.4 Accès techniques. L'accès nécessite une connexion à internet et un navigateur à jour. Les frais de connexion restent à la charge de l'Utilisateur.

Article 5 · Traçabilité, preuves et signature électronique

5.1 Enregistrement des traces. Pour justifier la réalisation des formations, notamment à distance (articles L.6353-1 et D.6313-3-1 du Code du travail), la Plateforme enregistre les connexions (date, heure, adresse IP), le temps d'activité effective, la progression, les résultats aux évaluations, les émargements et les échanges pédagogiques.

5.2 Valeur probante. Les Utilisateurs reconnaissent que ces traces, conservées dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité, ont la même force probante qu'un écrit sur support papier (articles 1366 et 1368 du Code civil). Elles peuvent être communiquées aux financeurs (OPCO, France Travail, Caisse des dépôts et consignations, Régions, employeurs) et aux organismes de contrôle habilités.

5.3 Signature électronique. Les conventions, contrats, conditions générales de vente, règlements intérieurs et feuilles d'émargement peuvent être signés en ligne. La signature électronique simple mise en œuvre (tracé manuscrit, horodatage, adresse IP, empreinte du document signé) vaut consentement de l'Utilisateur au contenu du document (article 1367 du Code civil et règlement (UE) n° 910/2014 « eIDAS »).

5.4 Loyauté. Toute manœuvre visant à fausser les traces est interdite : partage de compte, émargement pour un tiers, simulation d'activité, recours à des outils automatisés, déclaration inexacte. Ces agissements peuvent constituer une fraude aux fonds de la formation professionnelle et exposer leur auteur à des poursuites, au remboursement des sommes indûment perçues et aux sanctions prévues par la loi, notamment en matière de compte personnel de formation.

Article 6 · Engagements des Utilisateurs

Chaque Utilisateur s'engage à :

• utiliser la Plateforme conformément à sa destination, aux présentes CGU et à la loi ;
• respecter le règlement intérieur de l'organisme de formation et les consignes des formateurs ;
• ne pas porter atteinte à la sécurité ou au fonctionnement du service (intrusion, extraction massive, test de vulnérabilité sans autorisation écrite, contournement des contrôles d'accès, envoi de fichiers malveillants) ;
• ne publier aucun contenu illicite, diffamatoire, injurieux, discriminatoire, à caractère sexuel ou violent, ni aucun contenu portant atteinte aux droits d'autrui ;
• respecter la confidentialité des informations auxquelles il accède, en particulier les données personnelles des autres Utilisateurs.

Engagements propres à chaque rôle :

• L'apprenant suit personnellement sa formation, émarge lui-même, justifie ses absences et répond aux évaluations avec sincérité.
• Le formateur met à jour ses justificatifs de compétences, corrige et accompagne les apprenants, signe les émargements des séances qu'il anime et respecte le secret des résultats.
• Le responsable OF administre les comptes et les droits de son organisme, vérifie les pièces, garantit la conformité de ses documents contractuels et de ses déclarations aux financeurs, et désigne les référents requis (qualité, handicap, pédagogique).
• Le contact d'une entreprise cliente n'accède qu'aux informations que l'OF a choisi de partager sur ses propres salariés. Il les utilise uniquement pour le suivi de la formation, dans le respect de leur vie privée.

Article 7 · Violences, harcèlement et discriminations

Vylia et les OF s'engagent contre les violences, notamment sexistes et sexuelles, le harcèlement et les discriminations. Tout Utilisateur témoin ou victime de tels faits peut effectuer un signalement confidentiel depuis la Plateforme (rubrique « Aide »). Le signalement est transmis au seul responsable de l'OF concerné, qui le traite selon la procédure prévue par son règlement intérieur. Un signalement de mauvaise foi peut engager la responsabilité de son auteur.

Article 8 · Contenus et propriété intellectuelle

8.1 Plateforme. La Plateforme, sa marque, son logo, sa charte graphique, ses logiciels, bases de données et documentations sont la propriété exclusive de Vylia. Toute reproduction ou exploitation non autorisée est interdite.

8.2 Contenus pédagogiques. Les contenus déposés par un OF ou ses formateurs restent leur propriété. L'OF garantit détenir les droits nécessaires et concède à Vylia une licence non exclusive, limitée à la durée du contrat, pour les héberger, les reproduire et les afficher aux seules fins de fourniture du service.

8.3 Usage par les apprenants. Les apprenants bénéficient d'un droit d'usage personnel et non cessible des contenus pour les besoins de leur formation. Toute diffusion, capture ou enregistrement à d'autres fins est interdite sans l'accord écrit du titulaire des droits.

8.4 Contenus des Utilisateurs. Chaque Utilisateur reste titulaire des contenus qu'il produit (devoirs, messages). Il autorise leur utilisation par l'OF pour l'évaluation, le suivi et la preuve de la formation.

Article 9 · Données personnelles

Les traitements de données sont décrits dans la Politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des CGU. En synthèse :

• l'organisme de formation est responsable de traitement pour les données de ses apprenants, formateurs et entreprises clientes ;
• Vylia agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD ;
• Vylia est responsable de traitement pour la gestion des comptes des responsables OF, la sécurité de la Plateforme et le support.

Les données sont hébergées dans l'Union européenne pour la base de données. Les prestataires techniques situés hors de l'Union (distribution de l'application, envoi d'e-mails) sont encadrés par des garanties appropriées (décision d'adéquation ou clauses contractuelles types de la Commission européenne).

Article 10 · Sécurité et disponibilité

Vylia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées :

• chiffrement des échanges (HTTPS) ;
• mots de passe hachés ;
• double authentification ;
• journal d'audit ;
• cloisonnement des organismes ;
• sauvegardes ;
• limitation des tentatives de connexion ;
• sessions révocables.

La Plateforme est accessible 24 h/24 et 7 j/7, sauf maintenance, mise à jour, cas de force majeure ou incident indépendant de la volonté de Vylia. Vylia s'efforce de planifier les maintenances en dehors des heures d'affluence et d'en informer les OF. Elle est tenue d'une obligation de moyens.

Article 11 · Responsabilités

• Vylia est responsable du bon fonctionnement technique de la Plateforme, dans la limite d'une obligation de moyens. Elle n'est pas partie aux contrats de formation. Elle ne répond pas du contenu pédagogique, de la qualité des formations, des décisions des OF (validation, refus, sanctions, prise en charge financière), ni de l'exactitude des informations saisies par les Utilisateurs.
• L'OF est seul responsable des formations qu'il dispense, de ses documents contractuels, de ses déclarations aux financeurs, du respect du Code du travail et du référentiel national qualité, et de l'usage qu'il fait des données.
• L'Utilisateur est responsable de l'usage de son compte et des contenus qu'il publie.

La responsabilité de Vylia ne peut être engagée pour les dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de chance ou de financement) résultant d'une indisponibilité ou d'une erreur de saisie, sauf faute lourde ou dolosive. Aucune stipulation n'exclut la responsabilité de Vylia envers un consommateur dans les cas où la loi l'interdit.

Article 12 · Suspension et clôture des comptes

L'OF ou Vylia peut suspendre ou clôturer un compte, sans préavis en cas d'urgence :

• en cas de manquement aux CGU ;
• en cas de fraude ou de tentative de fraude ;
• en cas d'atteinte à la sécurité ;
• sur demande d'une autorité.

La désactivation d'un OF entraîne celle des comptes qui lui sont rattachés. Les traces et documents nécessaires à la justification des formations restent conservés pendant les durées légales, puis supprimés ou anonymisés.

Article 13 · Signalement de contenus illicites

Tout contenu manifestement illicite peut être signalé à Vylia à l'adresse de contact figurant dans les mentions légales. Le signalement précise :

• la date ;
• l'identité du déclarant ;
• la description et l'emplacement du contenu ;
• les motifs du signalement.

Ce dispositif répond à la loi pour la confiance dans l'économie numérique et au règlement (UE) 2022/2065 sur les services numériques. Vylia agit promptement pour retirer les contenus illicites qui lui sont signalés.

Article 14 · Dispositions propres aux organismes de formation

14.1 Sous-traitance des données (article 28 du RGPD). Vylia traite les données pour le compte de l'OF sur ses instructions documentées, que constituent la Plateforme et son paramétrage. Vylia s'engage à :

• garantir la confidentialité des données et habiliter nominativement les personnes qui y accèdent ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à l'article 10 ;
• ne recourir à un sous-traitant ultérieur (hébergement, envoi d'e-mails) qu'avec des garanties équivalentes, la liste étant tenue à la disposition de l'OF ;
• aider l'OF à répondre aux demandes d'exercice des droits et à réaliser ses analyses d'impact ;
• notifier à l'OF toute violation de données dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, et au plus tard sous 48 heures, pour lui permettre de respecter son propre délai de 72 heures ;
• à la fin du contrat, restituer les données sous un format exploitable (exports) puis les supprimer, sauf obligation légale de conservation ;
• mettre à la disposition de l'OF les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

14.2 Qualité. Les outils de suivi du référentiel national qualité (indicateurs, preuves, plans d'action, dossier d'audit) aident l'OF à s'organiser. Ils ne garantissent pas l'obtention ni le maintien de la certification Qualiopi, qui relèvent de l'appréciation de l'organisme certificateur.

14.3 Réversibilité. L'OF peut exporter à tout moment ses données (apprenants, inscriptions, traces, documents), dans des formats standards (CSV, PDF).

Article 15 · Accessibilité

Vylia s'attache à rendre la Plateforme accessible au plus grand nombre (contrastes conformes aux recommandations WCAG AA, navigation au clavier, textes alternatifs). Les besoins d'aménagement liés à une situation de handicap peuvent être signalés au référent handicap de l'OF depuis la Plateforme.

Article 16 · Réclamations et médiation

Les réclamations relatives à une formation sont adressées à l'OF depuis la rubrique « Aide ». Celles relatives au fonctionnement de la Plateforme sont adressées à Vylia par l'intermédiaire de l'OF ou à l'adresse de contact des mentions légales.

Le consommateur peut recourir gratuitement au médiateur de la consommation désigné par l'OF dans ses conditions générales de vente.

Article 17 · Droit applicable et juridiction

Les CGU sont soumises au droit français. À défaut d'accord amiable, tout litige relève des juridictions françaises compétentes. Pour les professionnels, c'est le tribunal compétent dans le ressort du siège de Vylia ; pour les consommateurs, les règles de compétence légales s'appliquent.